Problemas e soluções do Outlook

O arquivo de dados do Outlook (chamado Outlook.pst) guarda um monte de informações, incluindo seus e-mails, seus contatos e compromissos da agenda. Se algo destruir ou corromper este arquivo, você terá problemas. E como o programa lida com ele de uma forma própria, sua rotina regular de backup (você tem uma, certo?) pode não estar protegendo estes dados.

O primeiro passo é encontrar o arquivo e se certificar de que você está fazendo backup dele. No Outloook 2007 selecione o menu Ferramentas / Configurações de Conta para abrir a janela Configurações de Conta. Na versão 2010 o caminho é o menu Arquivo, depois Informações / Configurações de Conta e Configurações de Conta de novo (sim, é redundante).

Clique na aba Arquivos de Dados. Selecione o item correspondente à sua caixa de correio na lista e clique no botão Abrir pasta (na versão 2007) ou Abrir local do Arquivo (na 2010). Uma janela do Windows Explorer irá surgir, mostrando a pasta onde o Outlook armazena seus dados.

Para fazer um backup, feche o Outlook mas mantenha a janela do Explorer aberta e copie todo o conteúdo da pasta para um HD externo. Melhor ainda, anote o caminho até a pasta e certifique-se de que seu utilitário de backup também está copiando ela.

De posse de um backup, veja como fazer quando o pior acontecer e você perder seus dados:

Reinstale o Outlook e siga o assistente de configuração. Isto irá criar um novo arquivo de dados, porém vazio.
Com o programa aberto, abra o Assistente para Importação e Exportação. No Outlook 2007 selecione o menu Arquivo e Importar e Exportar. Na versão 2010 clique na aba Arquivo e em Abrir/Importar.
No assistente, selecione a opção Importar de outro programa ou arquivo e clique em Avançar.
Quando o assistente perguntar o tipo de arquivo, selecione Arquivo de Pasta particular (.pst) no Outlook 2007, ou Arquivo de Dados do Outlook (.pst) no Outlook 2010.
Na página seguinte do assistente, clique no botão Procurar e encontre a cópia de segurança de sua pasta do Outlook. Selecione o arquivo de dados, chamado Outlook ou Outlook.pst
Prossiga com o assistente, selecionando as opções Pastas Pessoais, marque Incluir subpastas e clique em Finalizar para começar a importação dos arquivos.

Seu arquivo de dados ficou grande demais

Se o Outlook está se arrastando, provavelmente é hora e colocar o arquivo de dados em um regime. Por padrão o Outlook 2007 pode lidar com um arquivo de até 20 GB, e o Outlook 2010 até 50 GB. Estes limites podem ser ampliados mas, francamente, você terá desempenho melhor se diminuir o tamanho do arquivo.

Encontre o arquivo de dados (seguindo a dica anterior) e verifique seu tamanho (clique nele com o botão direito e selecione o item Propriedades... no menu). Faça isso novamente para acompanhar as mudanças no tamanho à medida em que segue as sugestões abaixo:

Vamos começar compactado o arquivo. No Outlook 2007 clique no menu Arquivo e em Gerenciamento de Arquivo de Dados... Selecione sua caixa de correio, clique em Configurações e em Compactar Agora. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo, em Informações, em Configurações da Conta, e de novo em Configurações da Conta. Clique na aba Arquivos de Dados na janela que surge. Selecione o arquivo correspondente à sua caixa postal, clique em Configurações, na aba Avançado, no botão Configurações de Arquivos de Dados do Outlook e em Compactar Agora.

Se a redução no tamanho do arquivo não for suficiente, experimente arquivar as mensagens e compromissos antigos, o que irá movê-los para um outro arquivo .pst (o padrão é archive.pst). No Outlook 2007 clique no menu Ferramentas e em Opções. Clique na aba Outras e no botão AutoArquivar. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo e em Opções. Agora clique em Avançado e no botão Configurações para AutoArquivar. Lá você encontrará várias opções do que arquivar.

Você também pode arquivar os itens antigos imediatamente, em vez de esperar pela próxima vez em que isso aconteça automaticamente. No Outlook 2007 selecione Arquivo / Arquivo Morto. No 2010 clique na aba Arquivo e então em Informações. Clique no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Arquivar.

O Outlook tem mais ferramentas para ajudar na organização. Na versão 2007 clique no menu Ferramentas e em Limpar Caixa de Correio para encontrá-las. No Outlook 2010, clique no menu Arquivo, em Informações e no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Limpar Caixa de Correio.

Após fazer todo o possível para arquivar e limpar seus dados, o arquivo Outlook.pst vai continuar com o mesmo tamanho, mas terá uma quantidade considerável de espaço vazio. Compacte-o novamente para colher os frutos de sua faxina.